Privacybeleid
1.De verbintenis van Amorim Cork Flooring S.A.
Amorim Cork Flooring S.A. maakt fundamentele afspraken met haar stakeholders om hun privacy te bewaren en hun persoonsgegevens te beschermen.
Amorim Cork Flooring, S.A.wil u uitnodigen om dit Privacybeleid en de desbetreffende updates door te lezen.
2.Entiteit belast met de gegevensverwerking en entiteit verantwoordelijk voor gegevensbescherming
De entiteit die belast is met het verzamelen en de verwerking van uw persoonsgegevens is Amorim Cork Flooring S.A. Zij leveren de diensten of het product en zullen binnen dit kader beslissen over de gegevens die verzameld worden, de wijze van gegevensverwerking en de doelen waarvoor deze gegevens gebruikt worden.
Amorim Cork Flooring, S.A.beschikt tevens over een verwerkingsverantwoordelijke. Deze (i) controleert de naleving van de gegevensverwerkingstechnieken tegen de geldende normen, (ii) is de contactpersoon met stakeholders voor eventuele verduidelijkingen, (iii) werkt samen met de toezichthoudende instantie (iv) geeft informatie en adviseert de verantwoordelijke of verwerker over verplichtingen ten aanzien van het privacybeleid en gegevensbescherming.
3.Persoonsgegevens, betrokkenen en categorieën persoonsgegevens
Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens is enigerlei informatie van enigerlei aard, via enigerlei medium, betrekking hebbend op een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Een persoon wordt geacht identificeerbaar te zijn indien deze direct of indirect geïdentificeerd kan worden, bijvoorbeeld via de naam, identificatienummer, plaatsgegevens, elektronisch identificatienummer of andere elementen waardoor het mogelijk is deze natuurlijke persoon te identificeren.
Wij zijn de betrokkenen?
De stakeholder, een natuurlijk persoon waarop de gegevens betrekking hebben en welke gebruik maakt van diensten of producten van Amorim Cork Flooring, S.A.Een stakeholder van Amorim Cork Flooring, S.A.is bijvoorbeeld een contactpersoon waarmee contract ondertekend is voor de levering van goederen of diensten. De groep stakeholders omvat tevens contactpersonen welke de doelgroep vormen van reclamecampagnes of aanbiedingen van Amorim Cork Flooring S.A., evenals diegenen die informatie hebben aangevraagd over producten en diensten welke geleverd worden worden Amorim Cork Flooring S.A.
Amorim Cork Flooring, S.A.verklaart in dit verband dat de persoonsgegevens van deze stakeholders beschermd worden en dat de rechten van deze stakeholders nageleefd worden.
Welke categorieën persoonsgegevens verwerken we?
Identificatie en contacten
Naam, bedrijf, adres, telefoonnummer, mobiel telefoonnummer, fax, e-mailadres, functie.
Profiel: Klanten of mogelijke klanten kunnen geïdentificeerd worden op basis van hun gebruiksprofiel van producten van Amorim Cork Flooring, S.A (voorbeelden: architect, ontwerper, installateur, aannemer, eindgebruiker, enz.).
4.Gronden, doeleinden en tijdsduur van verwerking van persoonsgegevens
Op welke gronden kan Amorim Cork Flooring, S.A.uw persoonsgegevens verwerken?
Toestemming: Als u eerder uitdrukkelijke toestemming heeft gegeven, schriftelijk, mondeling of via het aankruisen van een optie, en als dergelijke toestemming vrij, geïnformeerd, specifiek en ondubbelzinnig is. Voorbeelden zijn uw toestemming voor het versturen van direct marketingberichten, profielinstellingen, opname van telefoongesprekken, of
Uitvoer van contracten en precontractuele procedures: als de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk is voor het ondertekenen, uitvoeren en het managen contracten welke worden ondertekend met Amorim Cork Flooring, S.A, bv. voor informatieaanvragen, voorbereiding van dienstenoffertes, levering van diensten, management van contracten/klachten, facturatie/vordering/betalingen, of
Naleving van een juridische verplichting: als de verwerking van persoonsgegevens noodzakelijk om te voldoen aan een juridische verplichting waaraan Amorim Cork Flooring, S.A.gebonden is, bv. de communicatie van gegevens aan politie of juridische autoriteiten, de belastingsdienst of regulerende entiteiten, of
Legitieme belang: als de verwerking van persoonsgegevens betrekking heeft op een legitiem belang van Amorim Cork Flooring, S.A.of derden, bv. verbetering van de kwaliteit van dienstverlening, fraudedetectie, als de redenen voor toepassing zwaarder wegen dan de rechten van betrokkenen).
Voor welke doeleinden en hoe lang verwerkt en bewaart Amorim Cork Flooring, S.A.uw persoonsgegevens?
Uw persoonsgegevens worden uitsluitend verwerkt door Amorim Cork Flooring, S.A.gedurende de tijd die nodig is om het vastgestelde doel te bereiken of, naargelang van toepassing, tot u uw recht op bezwaar, recht op vergetelheid of recht op intrekking van toestemming uitoefent. Zodra de desbetreffende bewaarperiode ten einde is, zal Amorim Cork Flooring, S.A.de gegevens wissen of deze anonimiseren, tenzij gegevens bewaard moeten worden voor een ander doel dat mogelijk nog geldt.
Marketing voor verkoopdoeleinden en institutionele communicatie: Marketing of verkoop van nieuwe producten of diensten Analyse van consumptieprofielen Aanpassing en ontwikkeling van nieuwe producten of diensten Het versturen van institutionele informatie over Amorim Cork Flooring, S.A.en haar bedrijfsafdelingen, onderwijskundige initiatieven / bewustwording over de sector, activiteit en producten
Klantenservice en dienstverlening: Management van contacten, informatie of bestellingen; Beheer van klachten Facturatie, vordering en management van betalingen; Communicatie binnen het kader van de contractuele relatie
Boekhouding, belastingsaangifte en administratief beheer: Boekhouding, facturatie; Beheer van commissies; Informatie ten behoeve van belastingen, waaronder het versturen van informatie naar de belastingautoriteiten.
Geschilmanagement: Juridische en extrajuridische procesvoering; Management van overige geschillen.
Controle van de fysieke veiligheid: Videobewaking van locaties
Wat zijn de deadlines voor het verwerken en bewaren van persoonsgegevens?
Amorim Cork Flooring, S.A.verwerkt en bewaart uw persoonsgegevens conform de doelstelling waarvoor deze verwerkt worden. Er zijn gevallen waarin de wet verwerking en bewaring van gegevens voor een minimumperiode vereist, bijvoorbeeld gegevens voor het informeren van de belastingsdienst ten behoeve van accountancy- of belastingdoeleinden, gegevens met betrekking tot de commerciële boekhouding, welke 10 jaar bewaard moeten worden, evenals gegevens ten behoeve van bestrijding van witwassen of terroristische financiering, welke 7 jaar bewaard moeten worden.
Als er echter geen specifieke juridische verplichting is, zullen de gegevens uitsluitend verwerkt worden gedurende de periode die nodig is om de doelstellingen te behalen waarvoor de gegevens oorspronkelijk verzameld en bewaard zijn, en altijd in overeenstemming met de wet, richtlijnen en besluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens.
Daarom:
Amorim Cork Flooring, S.A.zal uw persoonsgegevens verwerken en bewaren gedurende de periode waarin een contractuele relatie met u onderhouden wordt. Met betrekking tot videobewaking van onze locaties bewaart Amorim Cork Flooring, S.A.deze opname van beelden en uw persoonsgegevens maximaal 30 dagen.
Amorim Cork Flooring, S.A.kan andere persoonsgegevens langere tijd bewaren dat de duur van de contractuele relatie, ofwel omdat u hiervoor toestemming heeft gegeven, of om rechten en plichten met betrekking tot het contract te garanderen, of omdat er legitieme belangen zijn die een dergelijke termijn rechtvaardigen, maar altijd voor de beperkte periode welke strict noodzakelijk is voor het behalen van de desbetreffende doeleinden en in overeenstemming met de richtlijnen en besluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens.
5.Vorm en timing van de verzameling van persoonsgegevens
Wanneer en hoe zullen we uw persoonsgegevens verzamelen?
Wij verzamelen persoonsgegevens na uw toestemming of als u een commerciële relatie met Amorim Cork Flooring, S.A.aangaat.
Gegevens kunnen mondeling verzameld worden, of schriftelijk via de website van Amorim Cork Flooring S.A.
6.Rechten van de betrokkene
Wat zijn uw rechten?
Recht op toegang - het recht op het verkrijgen van bevestiging van welke persoonsgegevens verwerkt worden en informatie daarover, bijvoorbeeld wat de doelen zijn van de gegevensverwerking, hoe lang de gegevens bewaard worden, enzovoorts.
Recht op inzage of het verkrijgen van een kopie van de gegevens, bijvoorbeeld facturen, geschreven overeenkomsten of gesprekken waarin u een interveniërende partij bent en welke zijn opgenomen.
Recht op correctie - het recht op het verzoeken van correctie van uw persoonsgegevens welke onjuist zijn, of verzoeken dat onvolledige persoonsgegevens aangevuld worden, zoals het adres, BTW-nummer, e-mailadres, telefoonnummer, contactpersonen, of andere.
Recht op het wissen van gegevens of "vergetelheid" - het recht om uw persoonsgegevens te wissen, vooropgesteld dat er geen geldige gronden zijn om deze gegevens te bewaren, bijvoorbeeld in gevallen waarin Amorim Cork Flooring, S.A.deze gegevens moet bewaren om te voldoen aan juridische verplichtingen of omdat een juridisch proces gaande is.
Recht op portabiliteit - het recht op ontvangst van de door u aan ons geleverde gegevens in een momenteel in gebruik zijnd digitaal formaat en met automatische aflezing, of verzoek tot directe overdracht van uw gegevens naar andere entiteiten die nieuwe entiteiten belast met uw persoonsgegevens zullen worden, maar dit laatste alleen als dit technisch mogelijk is.
Recht op intrekken van toestemming of oppositie - het recht op oppositie tegen opslag van gegevens, of intrekken van toestemming, op enigerlei moment tijdens de gegevensverwerking, bv. in het geval van gegevensverwerking voor marketingdoeleinden, vooropgesteld dat er geen juridische bezwaren bestaan welke voorrang hebben op uw belangen, rechten en vrijheden, zoals het verdedigen van een recht tijdens een juridisch proces.
Recht op beperking - het recht op het verzoeken van beperking van de verwerking van persoonsgegevens, in de vorm van: (i) opschorting van verwerking of (ii) beperking van de reikwijdte van verwerking tot bepaalde gegevenscategorieën of verwerkingsdoeleinden.
Geautomatiseerd profiel en besluitvorming - Amorim Cork Flooring, S.A.kan stakeholders profileren, bv. op basis van voorkeuren of persoonlijke interesses, met name voor het leveren van diensten, het verbeteren van de kwaliteit en ervaring van producten en diensten, of op maat gemaakte marketingcommunicatie, vooropgesteld dat dergelijke verwerking nodig is voor het ondertekenen of uitvoeren van het contract tussen de betrokken en Amorim Cork Flooring S.A., of gebaseerd is op toestemming van de betrokkene.
Als de verwerking van persoonsgegevens, inclusief de verwerking tegen vastgestelde profielen, uitsluitend automatisch plaatsvindt (zonder enigerlei menselijke interventie) en effecten kan hebben op uw juridische sfeer of u significant kan beïnvloeden, heeft u het recht u niet te onderwerpen aan een dergelijke verwerking, met uitzondering van de voorzieningen welke de wet biedt, en heeft u het recht ervoor te zorgen dat Amorim Cork Flooring, S.A.passende maatregelen treft om uw rechten en legitieme belangen te beschermen, inclusief het recht op menselijke interventie in het besluitvormingsproces van Amorim Cork Flooring S.A., het recht op het manifesteren van uw gezichtspunt of bezwaar tegen besluiten genomen op basis van automatische verwerking van persoonsgegevens.
Recht op bezwaar - het recht op het indienen van bezwaar bij de Autoriteit Persoonsgegevens, naast het indienen van bezwaar bij de verwerkingsverantwoordelijke of het bedrijf.
Hoe kunt u uw rechten uitoefenen?
Het uitoefenen van uw rechten is kosteloos, met uitzondering van uitdrukkelijk ongefundeerde of overmatige rechtsverzoeken, welke in functie van kosten tegen een redelijk tarief in rekening gebracht kunnen worden.
De informatie kan schriftelijk verstrekt worden, op verzoek ook mondeling. In dit geval moet Amorim Cork Flooring, S.A.uw identiteit verifiëren door middel van een andere methode dan een mondelinge controle.
De reactie op verzoeken dient binnen een maximale termijn van 30 dagen gegeven te worden, tenzij het verzoek bijzonder complex is.
Verzoeken kunnen verstuurd worden naar het volgende adres:
Verwerkingsverantwoordelijke (Data Protection Officer) Amorim Cork Flooring, S.A.Rua do Ribeirinho, nº 202. Apartado 13 4536 - 907 S.Paio Oleiros Portugal
Email: dpo@amorim.com
7.Overdracht van persoonsgegevens
In welke gevallen zullen uw persoonsgegevens gecommuniceerd worden aan andere entiteiten, verwerkers of derden?
Uw gegevens worden mogelijk overgedragen naar verwerkers die deze gegevens namens of in naam van Amorim Cork Flooring, S.A.verwerken. In dit geval zal Amorim Cork Flooring, S.A.de noodzakelijke contractuele maatregelen treffen om ervoor te zorgen dat de verwerker de persoonsgegevens van de stakeholder respecteert en beschermt.
Gegevens worden mogelijk tevens overgedragen aan derden - entiteiten anders dan Amorim Cork Flooring, S.A.of verwerkers - indien de betrokkene toestemming heeft gegevens voor een dergelijke handeling, of aan entiteiten waaraan de gegevens op juridische basis verstrekt moeten worden, zoals de belastingdienst.
In welke gevallen zal Amorim Cork Flooring, S.A. uw gegevens overdragen naar derde landen?
Amorim Cork Flooring, S.A.moet uw persoonsgegevens mogelijk overdragen naar derde landen buiten de Europese Unie, welke mogelijk niet opgenomen zijn in de lijst met landen waarvan de EU beschouwt afdoende niveaus van bescherming van persoonsgegevens te bieden. In dergelijke gevallen zal Amorim Cork Flooring, S.A.ervoor zorgen dat gegevensoverdracht plaatsvindt volgens van toepassing zijnde juridische normen.